Gemäß Gesetz Nr. 171/2023 Slg. über den Schutz von Hinweisgebern (im Folgenden als „Whistleblower-Schutzgesetz“ bezeichnet) bezeichnet der Begriff „Whistleblowing“ den Prozess der Aufdeckung von Fehlverhalten durch Einreichen einer Meldung, d. h. durch Bereitstellung von Informationen an Personen, die die gemeldete Angelegenheit untersuchen, Maßnahmen ergreifen und Korrektur- oder Präventivmaßnahmen ergreifen können. Bei der Untersuchung einer bestimmten Situation wird besonderer Wert auf den absoluten Schutz der Identität des Hinweisgebers gelegt. Es handelt sich somit um ein Instrument, das zur Prävention und Aufdeckung illegaler Praktiken und unlauterer oder rechtswidriger Verhaltensweisen beiträgt.
| Ausdruck | Definition |
|---|---|
| Unlautere Praktiken | Rechtswidriges Verhalten, das eine Straftat oder eine mit einer Geldstrafe von mindestens 100.000 CZK bedrohte Ordnungswidrigkeit darstellt, Verhalten, das gegen das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern verstößt, oder Verhalten, das gegen andere gesetzliche Vorschriften oder EU-Rechtsvorschriften in den durch das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern definierten Bereichen verstößt. Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, kann dies beispielsweise Korruption, Gefährdung der Gesundheit, Sicherheit oder Umwelt sowie Machtmissbrauch und Aktivitäten zur Vertuschung der oben genannten Handlungen umfassen. |
| Ansager | Eine natürliche Person, die unlautere Verhaltensweisen meldet, von denen sie im Zusammenhang mit ihrer Arbeit oder ähnlichen Tätigkeiten Kenntnis erlangt hat. In der Regel handelt es sich dabei um aktuelle und ehemalige Mitarbeiter, Personen, die auf der Grundlage von außerhalb des Arbeitsverhältnisses geschlossenen Vereinbarungen tätig sind, kooperierende Selbstständige und deren Mitarbeiter oder Mitglieder von Organen von Handelsgesellschaften. |
| Relevante Person | Die Person, die für den gesamten Untersuchungsprozess verantwortlich ist, die eingereichten Meldungen bearbeitet, untersucht und gemäß dem Whistleblower-Schutzgesetz und dieser Richtlinie Feedback gibt, auch an den Whistleblower und die Personen, die über zu ergreifende Korrekturmaßnahmen entscheiden. Diese Person ist entsprechend geschult und wahrt strikte Vertraulichkeit. |
Whistleblower können sowohl interne als auch externe Meldewege nutzen. Sie sollten jedoch in erster Linie den internen Meldeweg für die Einreichung von Meldungen nutzen. Die Meldung muss den Vornamen, Nachnamen, das Geburtsdatum und die berufliche Position enthalten. Anonyme Meldungen werden nicht untersucht. Extern können Meldungen beim Justizministerium der Tschechischen Republik eingereicht werden: schriftlich – über ein elektronisches Formular und per E-Mail; mündlich (telefonisch); persönlich – auf Anfrage. Die Kontaktdaten finden Sie auf der Website des Justizministeriums..
Die interne Berichterstattung kann auf folgende Weise erfolgen:
Alle Meldungen werden von der zuständigen Person objektiv, vertraulich, unparteiisch und gründlich geprüft. Sofern in dieser Richtlinie, im Whistleblower-Schutzgesetz oder in anderen Gesetzen nichts anderes festgelegt ist, ist die zuständige Person verpflichtet, die Vertraulichkeit der ihr im Rahmen dieser Tätigkeit bekannt gewordenen Tatsachen zu wahren. Andere Personen, die unbefugten Zugang zu der Meldung oder Teilen davon erhalten, sind verpflichtet, keine Informationen weiterzugeben, die den Zweck der Meldung vereiteln oder gefährden könnten.
Die zuständige Person benachrichtigt den Meldenden über den Eingang der Meldung und weist ihn gemäß der Richtlinie an.
Im Falle einer mündlichen Meldung (telefonisch oder persönlich) erstellt die zuständige Person eine Audioaufzeichnung (sofern technisch möglich) und gegebenenfalls eine Abschrift der Aufzeichnung. Bei der Erstellung einer Abschrift der Aufzeichnung gibt die zuständige Person dem Hinweisgeber Gelegenheit, sich zu der Abschrift zu äußern, und fügt die Kommentare des Hinweisgebers der Abschrift bei. Wenn der Hinweisgeber der Anfertigung einer Audioaufzeichnung oder eines Transkripts nicht zustimmt, darf die zuständige Person diese nicht anfertigen. In einem solchen Fall oder wenn die Audioaufzeichnung aus einem anderen Grund nicht angefertigt wird, muss die Person eine Aufzeichnung anfertigen, die den wesentlichen Inhalt der mündlichen Meldung getreu wiedergibt, und dem Meldenden die Möglichkeit geben, zu der Aufzeichnung Stellung zu nehmen; die Stellungnahme des Meldenden ist der Aufzeichnung beizufügen.
Die zuständige Person ist verpflichtet, den Hinweis zu untersuchen und den Hinweisgeber innerhalb von 30 Kalendertagen nach Erhalt schriftlich über das Ergebnis der Untersuchung zu informieren (es sei denn, der Hinweisgeber hat darum gebeten, nicht benachrichtigt zu werden, oder die Benachrichtigung würde die Identität des Hinweisgebers offenlegen). In besonders komplexen rechtlichen oder sachlichen Fällen kann die Frist um weitere 30 Kalendertage verlängert werden, jedoch nicht mehr als zweimal. Der Hinweisgeber muss vor einer Verlängerung der Frist über diese informiert werden. Die zuständige Person muss das Ergebnis der Untersuchung ordnungsgemäß begründen.
Fällt die Meldung nicht in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie, muss die zuständige Person den Meldenden unverzüglich schriftlich benachrichtigen und ihm empfehlen, wie er mit der Meldung weiter verfahren soll (z. B. an wen er sich mit den gemeldeten Sachverhalten wenden kann). Beurteilt die zuständige Person die Meldung als unvollständig, muss sie den Meldenden kontaktieren und ihn um zusätzliche Informationen bitten, die für eine ordnungsgemäße Untersuchung erforderlich sind.
Richtet sich die Meldung gegen einen bestimmten Mitarbeiter, muss dieser unverzüglich über den Inhalt der Meldung informiert werden und die Möglichkeit erhalten, sich zu der Angelegenheit zu äußern sowie Dokumente, schriftliche Unterlagen und andere Informationen im Zusammenhang mit der Angelegenheit vorzulegen.
Wie oben erwähnt, wird bei der Untersuchung von Meldungen Wert darauf gelegt, die Identität des Hinweisgebers zu schützen und personenbezogene Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen zu schützen. Wenn die Identität des Hinweisgebers aus dem Inhalt der Meldung abgeleitet werden kann, wird der Mitarbeiter, gegen den sich die Meldung richtet, nicht über den Inhalt der Meldung oder andere Informationen, die die Identität des Hinweisgebers offenbaren könnten, informiert, es sei denn, der Hinweisgeber stimmt der Offenlegung seiner Identität zu. Das gleiche Verfahren gilt für andere Personen.
Ist die betreffende Person gemäß den gesetzlichen Bestimmungen verpflichtet, den zuständigen Behörden Identitätsdaten zur Verfügung zu stellen, muss sie den Hinweisgeber zuvor darüber informieren, die Gründe dafür darlegen und ihm Gelegenheit geben, sich zu der Weitergabe der Informationen zu äußern.
Wird die Meldung als begründet angesehen, schlägt die zuständige Person den Führungskräften oder dem Bevollmächtigten vor, bestimmte Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um die vom Hinweisgeber gemeldete rechtswidrige Situation zu verhindern oder zu beheben. Die Art der konkreten Korrekturmaßnahmen wird dann von den Führungskräften des Unternehmens auf der Grundlage der Empfehlung der zuständigen Person beschlossen. Sobald die Führungskräfte entschieden haben, welche konkreten Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, teilen sie dies der zuständigen Person mit. Die zuständige Person informiert den Hinweisgeber unverzüglich über die ergriffenen Korrekturmaßnahmen. Die zuständige Person informiert den Hinweisgeber nicht über die ergriffenen Korrekturmaßnahmen, wenn der Hinweisgeber ausdrücklich darum gebeten hat, nicht über die Korrekturmaßnahmen informiert zu werden, oder wenn dadurch die Identität des Hinweisgebers preisgegeben würde.
Wenn die zuständige Person die Meldung als unbegründet bewertet, teilt sie dem Meldenden unverzüglich schriftlich mit, dass sie keinen Verdacht auf rechtswidriges Verhalten festgestellt hat oder dass sie festgestellt hat, dass die Meldung auf falschen Informationen beruht, und informiert den Meldenden über sein Recht, eine Meldung bei einer Behörde einzureichen. Diese Mitteilung ist ordnungsgemäß zu begründen.
Es kommt nicht in Frage, dass der Hinweisgeber in irgendeiner Weise im Zusammenhang mit der Meldung bestraft wird. Eine solche Maßnahme würde als Vergeltungsmaßnahme angesehen werden, die strengstens verboten ist und nicht toleriert wird. Der Schutz gilt nicht nur für den Hinweisgeber, sondern auch für eine größere Gruppe von Personen, die im Whistleblower-Schutzgesetz definiert sind, wie z. B. Personen, die dem Hinweisgeber nahestehen. Eine Person, die wissentlich eine falsche Meldung gemacht hat, wird nicht vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt. Das wissentliche Erstellen einer falschen Meldung sowie jeder andere Missbrauch des Meldekanals wird als Verletzung der Arbeitnehmerpflichten angesehen, für die Arbeitnehmer mit Sanktionen rechnen müssen.